Transcrire ses réunions avec une IA : est-ce légal ?

Trois textes s'appliquent en même temps :

1. Le Code pénal

• Enregistrer, sans leur consentement, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel est puni d'un an d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende (article 226-1).
• Une réunion de travail peut contenir des échanges confidentiels : ne partez pas du principe qu'elle est « publique ».
• Le consentement est présumé quand l'enregistrement se fait au vu et au su des participants, qui pouvaient s'y opposer et ne l'ont pas fait. D'où l'importance de prévenir clairement.

2. Le RGPD

• La voix et le contenu des échanges sont des données personnelles. Il faut informer les participants : qui transcrit, pourquoi, avec quel outil, combien de temps c'est conservé, et comment s'y opposer.
• L'outil doit être couvert par un contrat de traitement des données conforme au RGPD, comme tout outil qui traite des données personnelles pour votre compte.

3. L'AI Act

• Il est interdit d'utiliser un système d'IA pour déduire les émotions des personnes sur le lieu de travail , sauf raisons médicales ou de sécurité.
• Certains outils de réunion proposent une « analyse du sentiment » ou un « score d'engagement » des participants. Vérifiez qu'elle est désactivée pour vos réunions internes.

1. Prévenir avant la réunion, dans l'invitation, puis le rappeler à l'oral en début de réunion.
2. Permettre de refuser : si quelqu'un s'y oppose, on coupe la transcription, sans le lui reprocher.
3. Utiliser un outil validé par l'entreprise, avec le compte professionnel. Pas d'extension ou de robot installé par un salarié sur son compte personnel.
4. Désactiver toute analyse des émotions, du ton ou de « l'engagement » des participants.
5. Conserver le moins longtemps possible : notre conseil est de supprimer l'enregistrement audio une fois le compte rendu relu et validé, et de ne garder que le compte rendu.
6. Relire le compte rendu avant de le diffuser : l'IA se trompe sur les noms, les chiffres et parfois sur qui a dit quoi.

Pour prévenir simplement, ajoutez ce texte à vos invitations et adaptez-le :

Utiliser les transcriptions pour mesurer la participation, la performance ou le comportement d'un salarié change tout :

• c'est un dispositif de contrôle de l'activité : les salariés doivent en être informés avant sa mise en place (article L. 1222-4 du Code du travail) ;
• à partir de 50 salariés, le CSE doit être consulté au préalable ;
• et à partir du 2 décembre 2027, l'IA utilisée pour évaluer les salariés deviendra un usage « à haut risque » au titre de l'AI Act, avec des obligations renforcées.

Notre conseil : réservez la transcription au compte rendu, et écrivez-le dans votre charte.